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Ci-dessous : fiches d’information et démarches en ligne proposées par l’administration (service-public.fr)
Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif (c'est-à-dire qu'elle n'est pas complète).
Existence de l'association
Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association .
Il est conseillé de les garder de manière illimitée :
-
Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
-
Récépissé de la déclaration
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Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
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Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration ( témoin de parution )
-
Statuts modifiés par ordre chronologique
-
Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
À savoir
les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation. Toutefois, elles peuvent être conservées suite à accord exprès de leur part.
Fonctionnement de l'association
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :
-
Convocations de l'assemblée générale
-
Feuilles d'émargement, pouvoirs
-
Procès-verbaux d'assemblée
-
Bilan d'activités
-
Rapports du commissaire aux comptes
Documents financiers
Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.
Documents fiscaux
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans .
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
Documents concernant les personnels de l'association
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Type de document |
Durée de conservation |
|---|---|
|
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) |
5 ans |
|
Registre unique du personnel |
5 ans à partir du départ du salarié |
|
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... |
5 ans |
|
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires |
3 ans |
|
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation |
1 an |
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Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM |
5 ans |
Documents concernant les locaux de l'association
|
Type de document |
Durée de conservation |
|---|---|
|
Titres de propriété et actes de ventes |
Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
|
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer |
Durée du contrat + 5 ans |
|
Contrat d'assurance |
Durée du contrat + 2 ans |
|
Factures de gaz et d'électricité |
2 ans |
|
Factures d'eau |
4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple) 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée |
|
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet |
1 an |
Conservation des archives
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique :
-
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
-
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
Où s'informer ?
Où s'informer ?
-
Archives départementales
Ministère chargé de la culture et de la communication
En résumé
|
Type de document |
Durée de conservation |
|---|---|
|
Documents portant sur la création de l'association |
Illimitée |
|
Documents portant sur le fonctionnement de l'association |
Au moins 5 ans |
|
Documents financiers |
Au moins 10 ans |
|
Documents fiscaux |
Au moins 6 ans |
|
Documents portant sur les personnes de l'association |
Variable (entre 1 et 5 ans) |
|
Documents portant sur les locaux de l'association |
Variable (entre 1 an et illimité) |
Textes de référence
- Code de commerce : article L123-22
Délai de conservation des documents financiers - Livre des procédures fiscales : article L102B
Délai de conservation des documents fiscaux - Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A
Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires - Code civil : article 2224
Délai de conservation des document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... - Code de la sécurité sociale : article L244-3
Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires - Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5
Article L3243-4 : délai de conservation des bulletins de paie - Code du travail : article R1221-26
Délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnel - Code du travail : article D3171-16
Délai de conservation des informations relatives aux horaires de travail et aux astreintes - Code du travail : article D4711-3
Délai de conservation des déclarations d'accident du travail
